Una guía simple para entender qué tienen, cómo usarlo y cómo hacerlo crecer.
Si solo te llevas algo de esta presentación, que sean estas tres ideas:
Dominio propio, sitio web, hospedaje y correos profesionales están construidos y funcionando. La infraestructura no es el pendiente.
Con la licencia que ya tienen, archivos, calendarios y documentos pueden vivir en un solo lugar compartido — no en teléfonos personales.
Dominio, sitio, hospedaje, seguridad y renovaciones las administramos nosotros. El equipo solo se enfoca en usar las herramientas.
En lugar de una lista de aplicaciones, elige una situación del día a día y mira cómo se resuelve:
Que clientes y proveedores escriban a la empresa, no al teléfono personal de alguien.
Gmail profesional
Correos con el dominio propio (por ejemplo hola@algrana.cafe) para cada persona o rol. Las conversaciones quedan en la empresa y cualquiera autorizado puede dar seguimiento.
Definir qué personas y qué roles necesitan correo propio.
Seis acciones concretas, sin complicaciones técnicas, que ordenan el día a día de inmediato:
Contactos del equipo, proveedores y servicios clave en una hoja compartida. Cualquiera encuentra un dato en segundos.
Ventas, Proveedores, Administración, Marketing y Operación — cada área con su carpeta y permisos claros de quién ve qué.
hola@, ventas@ y atencion@ llegan al rol, no a una persona. Si alguien cambia, el correo sigue funcionando.
Insumos, publicaciones y compromisos en un calendario que todo el equipo consulta desde su teléfono.
Apertura, cierre y preparación documentados una vez, disponibles siempre y fáciles de actualizar.
Contratos y facturas en carpetas con acceso restringido. Nada se pierde en un teléfono personal ni en un chat.
Siete piezas conectadas que ya funcionan hoy. Toca cada una para ver qué es, quién la administra y qué conviene evitar:
La dirección oficial de Café Algraná en internet.
Da identidad al sitio web y a los correos profesionales.
OKAEON
Dejar vencer la renovación: se perdería la dirección y los correos dejarían de llegar.
Solo dos renovaciones anuales que conviene tener en el radar. Son servicios distintos, con fechas distintas, y ambos los administra OKAEON:
Es la propiedad de su dirección en internet. OKAEON gestiona la renovación para que nunca quede en riesgo.
Incluye el espacio donde vive el sitio, mantenimiento base y monitoreo de disponibilidad.
No hace falta digitalizar todo de una sola vez. Cada etapa se apoya en la anterior y puede tomarse el tiempo que el equipo necesite:
Que cada persona tenga su cuenta y cada archivo un lugar obvio.
Crear usuarios en la consola de Admin, activar verificación en dos pasos y armar las carpetas de Drive por área.
Jennifer, con acompañamiento OKAEON
Accesos claros y archivos que pertenecen a la empresa.
Que el equipo trabaje sobre los mismos archivos y calendarios.
Definir correos por rol, crear el calendario compartido de operación y el directorio interno.
Equipo de Café Algraná
Menos mensajes sueltos, más información en su lugar.
Que el conocimiento del negocio no viva solo en la memoria.
Escribir en Docs los procesos básicos: apertura, cierre, preparación y atención. Uno por semana.
Quien mejor conoce cada proceso
Capacitar a alguien nuevo toma días, no meses.
Ahorrar tiempo en lo repetitivo, sin complicarse.
Recordatorios automáticos de Calendar, plantillas de correo y, más adelante, el Asistente Ejecutivo IT para dudas del equipo.
OKAEON propone, Café Algraná decide
El equipo dedica su tiempo al café, no a la administración.
Un chat inteligente que conoce el contexto real del negocio. Cualquier persona del equipo pregunta en lenguaje normal y recibe orientación práctica al instante. Pruébalo aquí mismo:
Demostración en vivo con datos reales de infraestructura. La conversación no se guarda. La versión completa para el equipo se entrena además con procesos internos y dudas frecuentes de Café Algraná.
Café Algraná ya cuenta con una base digital funcional. El siguiente paso no es contratar más herramientas, sino aprovechar mejor las que ya tiene.
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